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Comment organiser une réunion ?

Comment organiser une réunion ?
 
Vous êtes chargé de réunir votre équipe ou votre service pour parler d’un nouveau service, d’un nouveau produit.
 
Comment s’y prendre ?
 
Voici quelques conseils pour bien préparer votre réunion, en particulier pour parler d’un nouveau service ou produit :
 
Tout d’abord, vous devez choisir la date de cet événement, en accord avec les participants.
 
Assurez-vous que la date ne coïncide pas avec d’autres événements importants.
 
Consultez les membres de votre équipe pour trouver une date qui convienne à tous. Vous pouvez utiliser un calendrier partagé ou un sondage pour faciliter cette étape.
 
Validez aussi le nombre de participants pour choisir un espace adapté. Si vous avez beaucoup de personnes, privilégiez une salle spacieuse.
 
Dès que la date est validée, vous allez choisir le lieu.
 
Comment choisir le lieu ?
 

• Pensez à la proximité et à l’accessibilité du lieu pour tous (accès voiture, transport en commun...

 
Si certains participants sont à distance, prévoyez une salle équipée pour la visioconférence, avec un bon matériel audio et vidéo.
 

• Organisation technique :

Si certains participants assistent à distance, testez la plateforme de visioconférence à l’avance pour éviter les problèmes techniques le jour J.
 
Préparer le matériel nécessaire : Selon le contenu de la réunion, vous pourriez avoir besoin d’un écran, d’un vidéoprojecteur, de paperboards ou de tout autre support visuel. Vérifiez que tout le matériel fonctionne bien avant la réunion.
 

• Le déjeuner :

Prévoyez à l’avance la pause déjeuner, qu’elle soit au restaurant ou avec des plateaux-repas
 

• Les pauses café : il est important de prévoir un café d’accueil avec ou sans viennoiseries, de manière à mettre les participants plus à l’aise. Ce moment autour du café est un moment de convivialité où les participants échangent
• Vérifiez qu’il y ait un parking facilement accessible pour ceux qui arrivent en voiture

 

• Vérifiez que les transports en commun arrivent proche de la salle choisie

 
En dernier lieu, envoyez un rappel avec l’ordre du jour, le lieu, l’heure, et les instructions pour la visioconférence si nécessaire.
 
En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour une réunion productive et agréable pour tous.
 
BUROPOLE SERVICES est à votre écoute pour l’organisation de votre réunion, notre assistante sera votre interlocutrice avant et pendant votre événement.