Condition générale de services

Article 1 : Prestations de la société Buropôle Services
La société Buropôle Services propose des services multiples et complémentaires : service de domiciliation d'entreprise, permanence téléphonique, mise à disposition de bureau, de salles de réunion, services de secrétariat, accueil téléphonique, accès Internet, bureautique, gestion du courrier et autres services.
Les prestations sont fournies par la société Buropôle Services :
- par souscription d'un abonnement (exemple : contrat de domiciliation, mise à disposition de bureau, accueil téléphonique) pour une durée déterminée ou indéterminée ;
-par commandes ponctuelles de services (exemple : mise à disposition de salles de réunion, prestation de secrétariat, etc.…).
La société de services conserve la faculté de modifier les horaires de disponibilité des services.

Article 2 : Commandes de services et de prestations
Les commandes de services ou de mise à disposition de lieux ou d'équipements sont fermes et définitives pour le client dès leur émission, sous réserve d'acceptation par la société Buropôle Services.
Sous réserve des conditions spécifiques prévues, toute annulation de commandes de la part du client donnera lieu au minimum au règlement d'une indemnité égale aux frais engagés par la société Buropôle Services pour la réalisation des prestations.
Le contrat pourra être modifié à la demande de l'une ou l'autre des parties, au moyen d'un accord écrit et signé des deux parties.
Tout changement effectué à la demande de l'abonné pourra faire l'objet de frais administratifs.
 
Article 3 : Délais de réalisation
Les délais de réalisation des prestations sont établis en toute bonne foi par la société Buropôle Services qui s'efforce de les respecter. Ces délais ont, en conséquence, un caractère seulement indicatif. Un retard par rapport au délai ne saurait donc être invoqué comme cause d’annulation des commandes, ni donner droit à une indemnité quelconque au profit du client

Article 4 : Réclamation, responsabilité et garantie de la société Buropôle Services
 
4-1 La société Buropôle Services s'efforce de fournir la meilleure prestation. Les prestations de service sont réalisées sous la seule garantie de leur bonne exécution matérielle par société Buropôle Services à l'exclusion de toute autre.
La société Buropôle Services n’assure en conséquence aucune garantie de dommages indirects résultant d'un défaut d'exécution. Il en est notamment ainsi pour les prestations d'accueil et de secrétariat qui dépendent de la bonne perception des informations (audibilité des communications, élocution de l'interlocuteur, lisibilité des documents à retranscrire). Un certain nombre de prestations sont effectuées pour les clients par des tiers prestataires (exemple entreprise de transport, coursier, location de matériel et/ou informatique, traiteur, etc.…).
Ces prestations sont effectuées sous la seule responsabilité du tiers prestataire, sans que celle de la société Buropôle Services puisse être mise en cause.
La société Buropôle Services décline toute responsabilité concernant l'acheminement du courrier et son contenu, et pourra transmettre celui-ci à toute personne autorisée.
Il en sera notamment ainsi en cas de perte ou dommages causés aux biens ou plis transportés et aux matériels mis à disposition.
Il en sera de même en cas de demande d'interventions de tiers extérieurs à la société Buropôle Services directement sollicitée par le client. En pareil cas le client s’oblige à demander l'autorisation expresse de la société Buropôle Services à cette intervention extérieure, à garantir personnellement la société Buropôle Services de tout préjudice que ce dernier pourrait subir de cette intervention (dégradation, incendie, vol etc.) et à décharger la société Buropôle Services de toute réclamation, ou réparation du préjudice qu’elle pourrait personnellement subir du tiers extérieur.
Toute réclamation concernant les prestations de services assurées par la société Buropôle Services devra être formulée immédiatement et au plus tard le lendemain du jour de réception. Pour des raisons de confidentialité, aucune liste nominative de l'ensemble des sociétés ne peut être remise à la demande du client.

4-2 Le client et son assureur renoncent à tout recours contre la société Buropôle Services pour tout dommage direct ou indirect (perte d’exploitation) consécutif :
- à un sinistre dans les locaux,
- à la suppression temporaire de l'électricité (il appartient au client seul de se prémunir ou pas (onduleur), de toute coupure de courant intempestive pouvant affecter la sauvegarde de ses opérations), de l'eau, des moyens de télécommunications (dont la perte de connectivité Internet) ou des services de tiers (exemple : transport, coursier, traiteur),
- aux vols, cambriolages, troubles entravant la jouissance par le fait de tiers (grève, manifestations, travaux sur la voie publique, émeutes, actes de vandalisme etc.)
- à toutes nuisances (sonores et autres) liées aux travaux de l'immeuble,
- ou tout autre raison liée à la force majeure.
 
Article 5 : Obligations du client

5-1 Information et notification :
Le client s’engage à :
- communiquer le nom et l'adresse personnelle de son représentant légal, lequel déclare accepter à son domicile personnel, toute notification pour le compte de l’entreprise qu’il représente
- communiquer dans les 30 jours un extrait justifiant son inscription registre du commerce et des sociétés
- informer dans les 48 heures la société Buropôle Services de toute modification concernant sa forme juridique, son objet, le nom et l'adresse des personnes ayant le pouvoir de l’engager
- informer dans les 48 heures la société Buropôle Services de tout état de cessation de paiement, de procédure collective, de redressement ou de liquidation judiciaire.
En application des textes de lois, règlements et circulaires administratives en vigueur, le client s'oblige, sur simple requête de la société Buropôle Services, l'administration fiscale ou autre, ou de tout autre organisme, à répondre à toute première demande d'information dans les délais les plus brefs.
Le non-respect de cette obligation due aux administrations par le client et demeurée vaine, décharge totalement la société Buropôle Services de toute responsabilité, le client devant assumer seul les conséquences de sa non-réponse.
Ce défaut d'information pourra à lui seul constituer une cause de résiliation du contrat dans le cadre de l'article 7 suivant, sans que le client ne puisse prétendre à la moindre indemnité.

5-2 Responsabilité
Le client assume seule la responsabilité de son activité et agira en toute manière matière de sorte que la société Buropôle Services ne puisse jamais être inquiétée, mise en cause ou recherchée. Le client assumera seul la responsabilité des dommages que pourraient subir ou causer ses préposés, ses clients et autres visiteurs. Il se porte garant du respect par ces personnes des dispositions contractuelles et notamment des conditions de service de la société Buropôle Services.
 
5-3 Utilisations des biens et prestations
5-3-1 Le client s'engage à utiliser les biens mis à sa disposition dans des conditions conformes à leur destination dans la société Buropôle Services Le client assumera l'entière responsabilité de toutes dégradations ou perte des biens ou lieux mis à sa disposition. Une indemnité correspondant au coût de remise en état ou de remplacement et à la perte résultant de l’impossibilité d'utiliser les biens ou les lieux pendant la durée de la remise en état, sera mise à sa charge. Cette indemnité ne peut
se limiter au dépôt de garantie consenti par le client.
5-3-2 Le client s'engage à utiliser les prestations proposées par la société Buropôle Services dans le cadre d'actes d’exploitation normale de son activité, dans les limites de la légalité et sans détournement des conditions commerciales proposées par la société Buropôle Services. Il devra notamment utiliser les services téléphoniques dans des conditions normales et usuelles. L'accès aux services Internet se conformera à la Charte d’utilisation du réseau Internet.
5-3-3 Le client s'interdit, pour ses affaires personnelles et sa correspondance, d'utiliser une l’enseigne, le nom et le sigle de la société Buropôle Services y compris dans le libellé de son adresse postale.
5-3-4 Non-concurrence
Le client s'interdit :
- de proposer aux autres clients de la société Buropôle Services des prestations concurrentes de celles offertes par la société Buropôle Services
- de débaucher de quelque façon que ce soit l'un quelconque des membres du personnel de la société Buropôle Services sous peine de poursuites judiciaires en dommages et intérêts
- de créer une activité concurrente proposant un service de la société Buropôle Services dans le département du siège de la société Buropôle Services et dans le délai de deux ans à compter de l'expiration du contrat.
5-3-5 Animaux
L’introduction d'animaux est strictement interdite dans les locaux de la société Buropôle Services
 

Article 6 : Paiement
Les prestations de la société Buropôle Services sont facturées :
- par abonnement forfaitaire (service de domiciliation, mise à disposition de bureaux, service d’accueil téléphonique…)
- sur facturation ponctuelle
6-1 Les services fournis sur abonnement sont payés d’avance et par prélèvement, sauf convention différente mentionnée dans les conditions portées au contrat.
Le client déclare s'obliger à s'acquitter régulièrement du paiement des prestations réalisées par la société Buropôle Services
6-2 Les autres prestations de services sont payées aux plus tard huit jours après l'émission de la facture correspondante, sauf conventions différentes mentionnées dans les conditions particulières ou dans le contrat.
6-3 Toute demande d'explication ou toute contestation éventuelle de facture devra intervenir dans le mois de son émission.
6-4 Tous les frais sur paiement étranger que ce soit par virement ou par chèque seront refacturés au client. Il en sera de même pour tout frais relevant d'un incident de paiement.
 

Article 7 : Inexécution contractuelle
7-1 Suspension des prestations :
En cas d'inexécution par le client de l’une de ses obligations et notamment en cas de non règlement à l'échéance convenue des sommes dues au titre des abonnements ou factures de services, la société Buropôle Services pourra, sans préavis, huit jours après l'envoi par lettre recommandée avec accusé de réception d’une mise en demeure restée infructueuse :
- suspendre l'exécution des commandes en cours et l'ouverture aux prestations
- demander le règlement immédiat de toutes opérations en cours, le non-paiement d'une facture à son échéance entraînant l'exigibilité immédiate des sommes dues au titre d'autres opérations
- imputer aux sommes dues une pénalité de retard calculée par application d'un taux égal à trois fois le taux annuel de l'intérêt légal.

7-2 Résiliation :
Sauf disposition contraire du présent contrat, et sans qu'il y ait besoin d'aucune formalité judiciaire, la société Buropôle Services pourra huit jours après la première présentation postale par lettre recommandée avec accuse réception d'une mise en demeure de payer, d'exécuter ou de régulariser demeurée infructueuse :
- Résilier les contrats en cours, et notamment les abonnements de domiciliation ou de mise à disposition
- Exiger le règlement par le client, outre de l’arriéré sans préjudice de l’application d’un taux d’intérêt égal à trois fois le taux annuel de l'intérêt légal, du montant total de l’abonnement ou de son prix jusqu’au terme fixé contractuellement (période initiale ou renouvelée),
- conserver le dépôt de garantie versé à titre d'indemnité de résiliation forfaitaire.
Il en sera de même :
- En cas d'événements ou de comportement du client ou de l’un de ses préposés portant une atteinte grave au bon fonctionnement de la société Buropôle Services, dans ce cas, la société Buropôle Services sera en droit de refuser l'accès à ses locaux aux personnes concernées, notamment en cas d'attitude injurieuse, scandaleuse, d'état d'ébriété etc.
- en cas d’utilisation des locaux contraire aux bonnes mœurs ou prohibée par la loi par le client.
Il est précisé que pour toutes réclamations ou plaintes des services administratifs ou judiciaires, la société Buropôle Services pourra immédiatement réclamer toutes justifications relatives à la nature de l’activité réellement exercée par l'abonné.
Faute par le client de s'exécuter la société Buropôle Services pourra immédiatement résilier le contrat.

7-3 tout retard de paiement donnera en outre lieu, en plus des pénalités de retard, au versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros, sans préjudice des frais supplémentaires de recouvrement que la Société Buropôle Services aura engagé et dont elle pourra solliciter le remboursement sur présentation de justificatif.

7-4 le fait pour la société Buropôle Services de ne pas se prévaloir de l’une ou l'autre des dispositions du présent article, ne saurait en aucun cas être considéré comme une renonciation de sa part au bénéfice des présentes dispositions.

 

Article 8. Dépôt de garantie
En garantie de la bonne exécution de ses obligations, le client verse à titre de dépôt de garantie une somme fixée par le contrat de prestations de services.
Ce dépôt de garantie n'est pas productif d'intérêts.
Il est restitué au client 30 jours après l’expiration des relations contractuelles, sous réserve de la bonne exécution de ses obligations, et après notamment retrait des biens déposés par lui, remise des clés et badges d’accès, production de son extrait K bis modifié en cas de domiciliation fiscale à la société Buropôle Services, communication de sa nouvelle adresse et de l'intégralité de ses coordonnées.
 
Le dépôt de garantie pourra notamment être conservé par la société Buropôle Services :
- proportionnellement en cas de perte ou dégradation des biens ou locaux mis à disposition du client constatés à l'issue du contrat et non remboursées ou indemnisées par le client
- proportionnellement en cas, à l’issue des relations contractuelles, d'avances sur consommation insuffisantes pour garantir les factures encore impayées ou en instance, majorés des éventuels intérêts de retard dus.
- en totalité en cas de résiliation anticipée du contrat au titre de l'indemnité de résiliation prévue à l'article 7-2 des présentes conditions.
Le dépôt de garantie ne saurait remplacer les avances sur consommation et n’a donc pas vocation à s’imputer sur le montant des dernières factures.
 
 
Article 9 Avances sur consommation
Au titre des prestations de services utilisées de façon régulières et de celles susceptibles de l’être de façon irrégulières, le client versera à la société Buropôle Services une avance sur consommation.
Le client reconnaît être parfaitement informé que pour obtenir une ou des prestations quelconques de caractère régulier ou irrégulier, il lui faut disposer de façon préalable dans les livres de la société Buropôle Services d'un crédit suffisant.
 

Article 10 Terme du contrat
Le client ou la société Buropôle Services ont la faculté de mettre fin au contrat au terme de la période contractuelle prévue au contrat, en dénonçant celui-ci par lettre recommandée avec accusé de réception dans le cadre du délai de préavis accepté par les parties. À défaut de dénonciation dans le respect de ses modalités, le contrat sera renouvelé par tacite reconduction pour une nouvelle période contractuelle définie au contrat.
Dans l’hypothèse d’un contrat conclu pour une durée déterminée ferme et irrévocable, toute résiliation du contrat par le client qui ne coïnciderait pas avec la fin de la période contractuelle entraînerait l'exigibilité des sommes dues à la société Buropôle Services jusqu'au terme contractuellement défini de ladite période et la conservation du dépôt de garantie à titre d'indemnité de résiliation.

Au terme du contrat et à défaut de reconductions, le client s'engage à procéder sans délai :
- à la libération des lieux mis à sa disposition, ceux-ci devant être restitués libre de toute occupation en parfait état. La seule occupation des lieux au-delà du terme contractuel, constitue un renouvellement tacite du contrat pour une période équivalente à la précédente,
- à la restitution des biens mis à sa disposition
- à la reprise de tout bien mis en dépôt dans les locaux de la société Buropôle Services.
- en cas de domiciliation fiscale dans les locaux de la société Buropôle Services, au transfert de son siège social ou de la domiciliation de l'entreprise en un autre lieu et à l'exécution des formalités correspondantes auprès des organismes chargés du suivi des entreprises
- à l’information des administrations fiscale et sociale de l’éventuel changement d'adresse.

La société Buropôle Services est expressément autorisée à :
- informer le greffe du Tribunal commerce de la fin de la domiciliation ou de la mise à disposition d'un local
- communiquer aux administrations fiscales et les sociales l’adresse qui lui aura été indiquée par le client avant son départ, et l’adresse personnelle du représentant légal de l’entreprise.

Au terme d’un délai de trois mois à compter de la fin du contrat, la société Buropôle Services est autorisée à détruire les biens laissés en dépôt dans les locaux de la société (exemple : matériel archive…) à condition d'avoir notifié préalablement au client par lettre recommandée avec accusé de réception qu’à défaut d'avoir repris ses biens sous huitaine à compter de la première présentation de la lettre de notification, ceux-ci seront détruits.

 
Article 11 Assurance
La société Buropôle Services à souscrit tant pour son compte que pour le compte de son client un contrat multirisque bureaux garantissant les biens déposés par le client dans les bureaux mis à disposition contre les risques de dommages par incendie dégâts des eaux vol avec effraction bris de machines.
Les conditions générales et particulières du contrat d'assurance souscrit par la société Buropôle Services constituent la loi des parties. (Un exemplaire desdites conditions est tenu à la disposition du client.)
Au-delà de ce montant ou hors ces risques, aucune indemnité ne sera versée par la société Buropôle Services au client qui l’accepte expressément.
Le client est tenu de garantir dès la prise d'effet du contrat et auprès d'une compagnie d'assurance notoirement solvable, les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile professionnelle qu’il peut encourir du fait de son activité, notamment à l'égard de ses clients, ses voisins et des tiers en général.

Article 12 Interdiction de cession, sous location
A aucun moment ni à aucun titre, le client ne peut céder ou sous-louer à quiconque, personne physique ou morale, les droits qu’il détient des contrats consentis par la société Buropôle Services.
 
Article 13 Sécurité des données personnelles
La société Buropôle Services traite techniquement les données du client uniquement pour rendre les services et prestations, à l’exclusion de tout autre usage, au profit de Buropôle Services. Conformément au RGPD, les données personnelles sont stockées et traitées par la Société Buropôle Services et ses sous-traitants sur des serveurs situés exclusivement sur le territoire de l’Union Européenne.
Les données recueillies et les traitements associés sont conservés le temps du contrat signé par le client ou de la relation commerciale, ou le cas échéant selon la législation en cours.
 

Article 14 Compétence
Tout litige quant à l'interprétation, l'exécution ou la résiliation des présentes sera soumis à la compétence exclusive de du Tribunal de Commerce de Toulouse.
 
 
Article 15 Election de domicile
Pour l'exécution des présentes, les parties font élection de domicile :
- Pour la société Buropôle Services : dans ses locaux
- Pour le client en son siège social