25 Juillet 2023
Les erreurs à ne pas faire pour une réunion réussie
Les erreurs à ne pas faire pour une réunion réussie !Vous envisagez d’organiser une réunion d’équipe, une formation ou tout autre événement collaboratif ? Voici les erreurs à éviter pour une organisation sans fautes :
N°1. Baser ses critères de sélection uniquement sur le prix
Le choix de la localisation est très important, tout autant que votre budget si ce n’est
plus. En effet, la localisation va influer sur le nombre de participants et sur la satisfaction de ces derniers.
Il est donc recommandé de prendre en compte les informations suivantes :
- Vos participants : le but est de choisir un lieu proche de la majorité de vos participants. La salle, est-elle accessible aux personnes à mobilité réduite ? Veillez à ce que le lieu soit à proximité de transports en communs et qu’il est, dans le meilleur des cas, un parking gratuit !
- La zone géographique : si votre réunion dure toute la journée, prenez en compte les alentours. Il y’a-t-il des endroits pour se restaurer ? Est-il facile de s’y rendre ? à pied ou en voiture ?
- Horaires d’ouverture : le lieu de la réunion doit bien entendu concorder avec vos besoins. Tous les espaces n’ouvrent pas à 8 h et ne ferment pas à 20 heures. Certains sont ouverts le samedi et d’autres en soirée ! Vérifiez bien les conditions d’accueil avant de signer un devis.
- Superficie de la salle et sa capacité d’accueil : 2 éléments à distinguer, car si la superficie de la salle n’évolue pas, la capacité d’accueil elle, pourra varier en fonction de l’agencement de la salle. (voir N°2)
N°2. Ne pas définir précisément l’agencement de la salle
Chaque réunion nécessite un agencement particulier en fonction de l’objectif de la réunion. En effet la capacité d’accueil pourra varier en fonction de votre choix. Avez-vous besoin d’espace entre les participants, d’un coin extérieur pour une partie pratique ? Il est primordial de définir au préalable l’agencement qui sera adapté à votre réunion.
- Pour les formations, réunions d’équipes et brainstormings : privilégiez la « forme en U » pour faciliter les interactions.
- Pour les examens : La « forme en U » peut être adaptée s’il y a suffisamment d’espace entre les participants sinon, vous pouvez opter pour une disposition en « format école. »
- Présentation client, pitch, conférence : Vous n’avez pas besoin de tables, uniquement de chaises alignées : « format conférence »
- Pour le networking : Privilégiez des tables hautes ou des tables basses proche des murs pour y déposer le café. Dans certains espaces, il est possible de demander une location sans tables et sans chaises !
- Pour vos showrooms, expositions : Choisissez un espace agencé en « format salon », plus convivial. Format très apprécié également pour les coachings ! (exemple : le salon Frida https://www.buropole-services.com/location-de-salles-de-reunion.html)
Pour être efficace, il vous faut être bien préparé et cela passe notamment par l’équipement.
- Quelles sont les conditions de réservation, d’annulation ? Est-il possible de mettre une option sur une date ? Existe-t-il un planning en ligne afin de vérifier la disponibilité de la salle ? Le service client, est-il facilement joignable ?
- Notez le matériel dont vous avez besoin en fonction de l’objectif de la réunion et vérifiez le matériel mis à disposition : vidéoprojecteur, écran HDMI, adaptateur, enceinte, micro, paperboard, papier, crayons, etc.
- Accueil des participants : est-ce que vous serez en charge de l’accueil de vos participants ou existe-t-il une personne à l’accueil ? Il y a-t-il une signalétique pour indiquer facilement le lieu ? Plus le lieu est grand, plus le fait qu’il n’y ait pas de personnel dédié à l’accueil de vos participants peut être une contrainte pour votre organisation.
- Une pause-café ou petit-déjeuner, est-elle possible ? C’est toujours plus sympa de commencer une réunion par un petit moment convivial !
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